Virtuelles Amt

Dienstleistungen per Video-Chat

Praktisch, schnell und ortsunabhängig: Die Digitalisierung von Verwaltungsdienstleistungen hält auch in der Crailsheimer Stadtverwaltung immer weiter Einzug. Mit dem Virtuellen Amt, ein Online-Dienst, der Anfang Mai startet, werden verschiedene Verwaltungsleistungen künftig zusätzlich auch vollständig virtuell angeboten.

Einen Stapel Papierkram, der geordnet werden will, und dann auch noch der Gang zum Rathaus, wenn es vielleicht zeitlich gerade gar nicht passt: Mit dem Virtuellen Amt der Stadt Crailsheim wird dieser Aufwand für die Bürgerinnen und Bürger künftig um einiges kleiner. Worum es geht? Ein browserbasierter Service, mit dessen Hilfe verschiedene Anliegen ganz einfach, schnell und unkompliziert, ohne lange Wege oder Wartezeiten erledigt werden können. Bürgerinnen und Bürger buchen sich online einen Termin und können dabei gleich die gewünschte Dienstleistung auswählen. Zum vereinbarten Termin werden sie mit einer Sachbearbeiterin aus dem Bürgerbüro per Videochat verbunden und können dann gemeinsam ihre Anliegen online bearbeiten.

„Wir bieten diese virtuelle Lösung, die wir in den vergangenen Wochen gemeinsam mit den Kolleginnen aus dem Bürgerbüro vorbereitet und getestet haben, ab Anfang Mai über den Anbieter Syncpilot an. Wir sehen darin viele Vorteile für die Bürgerinnen und Bürger, beispielsweise die ortsunabhängige Erreichbarkeit der Verwaltung und die medienbruchfreie Erledigung von Behördengängen“, sagt Kai Hinderberger, Ressortleiter Digitales & Kommunikation, der die Einführung des Virtuellen Amtes bei der Stadtverwaltung Crailsheim in einem ressortübergreifenden Projekt begleitet hat. Zudem betont Hinderberger den einfachen Zugang, denn das Virtuelle Amt kann von jedem internetfähigen Endgerät genutzt werden.

Gefragte Dienstleistungen zum Einstieg
Egal ob An-, Um- oder Abmeldung des Wohnsitzes, die Beantragung einer Lebensbescheinigung für die Rente oder die Beantragung eines kostenlosen Führungszeugnisses für ehrenamtliche Tätigkeit: Im Virtuellen Amt werden die Bürgerinnen und Bürger per Videochat mit Mitarbeiterinnen aus dem Bürgerbüro verbunden und können ihre Anliegen gemeinsam mit diesen bearbeiten. Sie benötigen hierzu lediglich ein Endgerät mit Mikrofon, Kamera und Zugang zum Internet.

Das Einschalten der Kamera ist gerade für Services notwendig, die einer Legitimation der Identität bedürfen – die Prüfung erfolgt dann per Videochat. „Mit den virtuellen Terminen bringen wir das Rathaus direkt zu den Bürgerinnen und Bürgern nach Hause – das spart Zeit und macht viele Wege überflüssig“, lobt Oberbürgermeister Dr. Christoph Grimmer das neue virtuelle Angebot der Stadt Crailsheim.

Die einfache und schnelle Bearbeitung der Anliegen wird durch rechtssichere Online-Signaturen, die parallele Ansicht und Bearbeitung von Dokumenten innerhalb eines Termins möglich, ohne dass die Beratungsumgebung gewechselt werden muss. „Das Virtuelle Amt bietet eine sichere Online-Umgebung unter Einhaltung höchster Datenschutzstandards und DSGVO-Konformität“, sagt Hinderberger. Zukünftig sollen weitere Dienstleistungen nach und nach integriert werden.

„Wir werden hierzu auch die Nutzung der Onlinetermine beobachten und können bei entsprechender Nachfrage die buchbaren Zeitfenster ausbauen“, blickt Carina Marek, Leiterin des Sachgebiets Bürgerbüro, in die Zukunft.

Einfacher Ablauf
Unter www.crailsheim.de/virtuelles-amt können Bürgerinnen und Bürger ab 4. Mai zu einer gewünschten Dienstleistung einen Termin vereinbaren und bekommen dann per E-Mail einen Link gesendet, über den sie Zugang zu ihrem Online-Termin haben. Wer befürchtet, dass die bisherige Hilfestellung und Beratung durch das Bürgerbüro bei diesen Online-Diensten nicht mehr gegeben ist, muss sich keine Sorgen machen.

Auch beim Virtuellen Amt gibt es eine persönliche Unterstützung, beispielsweise beim Ausfüllen von Formularen und Anträgen. Dokumente wie Bescheinigungen oder Fotos können während der Sitzung via Upload bereitgestellt werden, genauso wie der Download von Dokumenten direkt aus der Sitzung heraus für die eigenen Unterlagen möglich ist.

„Weniger Wege, mehr Flexibilität und trotzdem persönlicher Kontakt – genau so stellen wir uns eine moderne und bürgernahe Verwaltung vor. Digital und persönlich schließen sich dabei nicht aus“, fasst Oberbürgermeister Dr. Christoph Grimmer die Vorteile des neuen Angebotes zusammen. Und natürlich werden alle Dienstleistungen auch weiterhin vor Ort im Bürgerbüro angeboten.