Digital Award

Jugendbüro beispielhaft für andere Kommunen

Am Ende hieß es beim Digital Award KOMMUNALE auf der Nürnberger Messe Platz 3 für das Buchungsprogramm „Feripro“ des städtischen Jugendbüros. Eine beachtliche Leistung für die Macher, die das Konzept immer wieder neu überdenken. Der Award wurde zum ersten Mal vergeben, das Crailsheimer Jugendbüro war der einzige Bewerber, der nicht aus Bayern kam. Und mit dem Online-Anmeldeverfahren hat das Jugendbüro auch innerhalb der Strukturen der Verwaltung und der Stadt ein Zeichen gesetzt.

„Es war unglaublich spannend, zu sehen, welche zahlreichen Möglichkeiten es für Kommunen mittlerweile gerade im digitalen Bereich gibt“, erzählt die Leiterin des Jugendbüros, Katharina Kalteiß, begeistert von der KOMMUNALE der Nürnberger Messe. In deren Rahmen wurde der Digital Award vom Verband Databund vergeben. Kalteiß wurde von den Kollegen Melanie Gschwender, die viel mit „Feripro“ arbeitet, Heinrich Christof, Mobile Jugendarbeit und Öffentlichkeitsarbeit, und dem stellvertretenden Leiter des Ressorts Soziales & Kultur, Markus Schilp, begleitet. Sie erlebten einen gelungenen Vortrag zum Online-Verfahren, auch der beiden Mitbewerber in der Kategorie „Städte und Gemeinden über 20.000 Einwohner“. Die Gewinnerstadt Nürnberg stellte den Einsatz eines Wohngeldroboters vor und Königsbrunn, Platz 2, ein Projekt der interkommunalen Zusammenarbeit in der Digitalisierung.

Gut durchdachtes System „Feripro“
In Crailsheim gibt es das Online-Anmeldeverfahren „Feripro“ beim Jugendbüro seit rund sieben Jahren. Es wird immer wieder neu überdacht und mittlerweile auch anderweitig rege genutzt, unter anderem vom Jugendzentrum, der vhs Crailsheim oder für die Jugendkulturwoche. Beim Jugendbüro sind alle Angebote, neben dem Ferienangebot auch wiederkehrende Aktionen wie Fußballturniere oder Kinderfasching, online einzusehen. Seit 2020 kann die Stadtranderholung online bezahlt werden. „Das kommt bei den Eltern unglaublich gut an“, erklärt Kalteiß. Denn lange Schlangen und lange Wartezeiten vor dem Jugendbüro sind seit „Feripro“ vorbei. Das gilt auch für den Verwaltungsaufwand. „Wir mussten unzählige Anmeldungen auf Papier bearbeiten, da kam es schon mal zu Fehlern", erinnert sich Kalteiß. Deshalb ging man auf die Suche nach einer Software-Lösung, da auch das Angebot, nicht nur in den Ferien, immer größer wurde.

Mit der Firma Mecodia, die kommunale Software-Lösungen anbietet, wurde das Programm damals in Angriff genommen, das Jugendbüro äußerte Wünsche, die umgesetzt wurden. „Es gibt immer wieder kleine Detailfragen, die wir sehr unkompliziert ändern können“, erklärt Melanie Gschwender, die vor allem für das Bezahlsystem verantwortlich ist. Nicht nur für die Eltern ist es einfacher, nach Angeboten zu suchen und sich anzumelden, auch für externe Anbieter verschiedener Programmteile ist es leichter, sich zu integrieren. Das würdigte der Wettbewerb Digital Award KOMMUNALE, der in diesem Jahr erstmals ausgelobt wurde. Gegen starke Konkurrenz einen dritten Platz zu belegen, ist eine große Leistung und würdigt die unermüdliche Arbeit der Mitarbeitenden des städtischen Jugendbüros, die damit nicht nur der Stadtverwaltung, sondern vor allem auch der Stadt Crailsheim einen großen Dienst erweisen.

System wird immer weiterentwickelt
Und die ruhen sich nicht auf den Lorbeeren aus. „Wir arbeiten derzeit mit der Firma an einem Logarithmus, der eine faire Verteilung ermöglichen soll“, erklärt Melanie Gschwender. Denn oftmals ist das System überlastet und so manche Kinder sind für mehrere Veranstaltungen angemeldet, während andere nur an einem oder gar keinem Termin teilnehmen können. „Das liegt oftmals auch an der privaten Internetverbindung“, sagt Katharina Kalteiß. Ein Logarithmus soll für eine gerechtere Verteilung sorgen, damit möglichst jeder berücksichtigt werden kann. Das muss aber noch getestet werden. Zudem sollen weitere Detailabfragen hinzugefügt werden. Nach Allergien wird schon gefragt oder auch, ob die Kinder schwimmen können. Zudem wird die Frage immer wichtiger, ob eine gesonderte Begleitung für ein Kind nötig ist. Das geht auf die weiter vertiefte Kooperation des Jugendbüros mit den Offenen Hilfen des Landkreises zurück.

Die Kolleginnen und Kollegen im Jugendbüro Crailsheim freuen sich über die Auszeichnung; allein die Nominierung ist bereits ein Gewinn. Gschwender sagt: „Es zeigt, dass es funktioniert, das Verwaltung leichter wird fürs Personal und somit auch für die Bürgerinnen und Bürger.“ Und die Macher beim Jugendbüro wollen weiterhin in Kontakt kommen, so sagt Kalteiß: „Wir wünschen uns den Austausch mit anderen Kommunen. Wir sind bereit.“